Утверждено

приказом врио председателя

Артемовского городского суда

Донецкой Народной Республики

Положение

об установлении порядка и сроков выдачи судебных дел

(иных материалов) для ознакомления, порядка и сроков выдачи подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок, порядка повторной выдачи копий судебных актов, а также порядка и сроков выдачи копий аудиозаписи судебного заседания

1.      Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок и сроки выдачи судебных дел (иных материалов) для ознакомления, порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок, порядок повторной выдачи копий судебных актов, а также порядок и сроки выдачи копий аудиозаписи судебного заседания (далее - Положение) в Артемовском городском суде Донецкой Народной Республики.

1.2. Положение  разработано в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации, Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации, Кодексом административного судопроизводства Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36, Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования, утверждённой приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. № 157 и иными актами, регулирующими вопросы внутренней деятельности суда.

1.3. Судебные дела (иные материалы) для ознакомления, подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского, административного судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, копии судебных актов, а также копии аудиозаписей судебного заседания выдаются при условии, что судебное дело (иной материал) находится в суде. 

2.      Порядок и сроки выдачи судебных дел (иных материалов) для ознакомления. 

2.1. Судебные дела (иные материалы) выдаются для ознакомления в помещении Артемовского городского суда Донецкой Народной Республики на основании письменного заявления и при предъявлении следующих документов:

а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях, заявителями и другими заинтересованными лицами по делам особого производства и административным делам, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;

б) адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам и делам по административным правонарушениям, - ордера соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности и (или) удостоверения адвоката;

в) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

г) прокурорами - служебного удостоверения;

д) иными должностными лицами при наличии законного основания - мотивированного письменного запроса;

е) реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - наследникам, близким родственникам, родственникам, иждивенцам в соответствии со статьями 133, 134 УПК РФ, статьей 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий» - документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).

2.2. Судебные дела (иные материалы) могут быть выданы для ознакомления иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, вынесенным по делу, с разрешения председательствующего судьи (в случае отсутствия - председателя суда или заместителя председателя суда) по письменному заявлению, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены судебным актом, вынесенным по делу.

2.3. Ознакомление лиц, указанных в пунктах 2.1., 2.2. настоящего Положения, с материалами судебного дела (иными материалами) производится на основании их письменного заявления (форма № 62 Инструкции), на котором судья, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии - председатель суда (или его заместитель) делает соответствующую отметку о поручении работнику аппарата суда ознакомить с материалами дела. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

2.4. Ознакомление с судебными делами (иными материалами) должно проходить в специально оборудованных для этой цели помещениях Артемовского городского суда Донецкой Народной Республики.

2.5. Если заявление об ознакомлении поступило на приеме, то ознакомление с судебным делом (иным материалом), находящимся в производстве судьи, производится секретарем судебного заседания или помощником судьи при наличии технической возможности и по согласованию с судьей, в производстве которого находится судебное дело (иной материал), или сотрудником Общего отдела, в который сдано судебное дело (иной материал) после рассмотрения, в день обращения или не позднее первого приемного дня, следующего за днем поступления заявления об ознакомлении.

Если заявление об ознакомлении поступило посредством почтовой связи, то лицо, просившее об ознакомлении, в течение 3-х рабочих дней ставится в известность об удовлетворении или об отказе в удовлетворении поступившего заявления посредством направления письменного сообщения, а в случае наличия телефонного номера для обратной связи – посредством направления телефонограммы. При этом заявителю предлагается ознакомиться с материалами судебного дела (иного материала) согласовавши предварительно дату для ознакомления с материалами дела. Дата и время ознакомления с материалами судебного дела, находящегося в производстве судьи, назначается судьей с учетом графика назначенных судебных заседаний.

В случае отсутствия дела (иного материала) в суде (истребование по запросам вышестоящих судов и другие причины) ознакомление должно быть произведено по возвращении дела в суд. При этом о возвращении дела в суд и возможностью ознакомиться с его материалами заявитель уведомляется в течение 3-х рабочих дней в порядке, аналогичном поступлению заявления об ознакомлении посредством почтовой связи.

Ознакомление с судебными делами (иными материалами), находящимися в Архиве суда, согласовавши предварительно дату для ознакомления с материалами дела.

Иногородним лицам при их личном обращении судебное дело (иной материал) выдается для ознакомления, при наличии возможности, в день обращения.

Если заявитель не ознакомился с материалами судебного дела (иного материала) в полном объеме, то он имеет право продолжить ознакомление согласовавши предварительно очередную дату для ознакомления с материалами дела.

2.6. Ознакомление с судебными делами (иными материалами) должно проходить в присутствии и под контролем работников аппарата суда (или Архива суда), а по делам, находящимся в производстве судей - под контролем секретаря судебного заседания или помощника судьи.

Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе.

За порчу, изъятие судебных дел либо документов (листов) из судебного дела или внесение в него каких-либо изменений, лицо, выдавшее судебное дело (иной материал) для ознакомления, несет персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник аппарата суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении (форма № 62 Инструкции) о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда либо его заместителю.

2.7. Лица, допущенные к ознакомлению с материалами судебного дела (иного материала), вправе использовать собственные технические средства для изготовления копий документов. Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

3.      Порядок выдачи подлинных документов из судебных дел (иных материалов),

их заверенных копий, письменных справок.

3.1. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского, административного судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по судебным делам (иным материалам), находящимся в отделах обеспечения судопроизводства по уголовным и гражданским делам или Архиве суда, выдаются работниками отдела или Архива суда, по делам (материалам), находящимся в производстве судей – секретарями судебного заседания или помощниками судей, на основании их письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела и их надлежащим образом заверенных копий проставляется разрешающая резолюция судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии - председателя суда (или его заместителя).

3.2. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии должны быть подготовлены к выдаче уполномоченным работником аппарата суда в день поступления заявления, а при невозможности – в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты. При этом заявитель уведомляется о времени выдачи запрашиваемых документов лично, посредством направления телефонограммы или письменного сообщения. В случае, если запрашиваемые документы не были получены заявителем в срок, указанный в сообщении, запрашиваемые подлинные документы могут быть направлены заявителю посредством почтовой связи заказным письмом с уведомлением, при этом в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

Иногородним лицам при их личном обращении выдача подлинных документов из судебных дел и их надлежащим образом заверенные копии при наличии возможности производится в день обращения.

3.3. В случае отсутствия дела (иного материала) в суде (истребование по запросам вышестоящих судов и другие причины) выдача подлинных документов из судебного дела и их надлежащим образом заверенные копии должна быть произведена по возвращении дела в суд в порядке и сроки, установленные выше. При этом заявление о выдаче подлинных документов из судебного дела и их надлежащим образом заверенные копии находится на контроле у его исполнителя.

3.4. При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.

Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

3.5. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

3.6. Выдача подлинных документов из судебных дел (иных материалов), переданных на хранение в архив суда, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив суда, по просьбе этих лиц, осуществляется в вышеуказанном порядке.

4.      Порядок и сроки выдачи копий судебных актов, повторной выдачи копий судебных актов.

4.1. Право на получение копий судебных актов имеют лица, указанные в пункте 2.1. настоящего Положения при предъявлении ими документов, удостоверяющих личность и полномочия.

Копии судебных актов, вступивших в законную силу, могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия - заместителя председателя суда) по письменному заявлению, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

4.2. Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченными работниками аппарата суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «КОПИЯ» либо указанная надпись выполняется от руки.

Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью «пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____» (форма № 66 Инструкции) с указанием суда, которым выдается копия документа, подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовую печать ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На выдаваемой копии судебного акта уполномоченным работником аппарата суда делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило, указывается уникальный идентификатор дела (в обязательном порядке на судебных актах, вступивших в законную силу), ставится отметка о том, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.

4.3. Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются уполномоченным работником аппарата суда в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте, а в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.

4.4. В случае отсутствия дела (иного материала) в суде (истребование по запросам вышестоящих судов и другие причины) выдача копий судебных актов должна быть произведена по возвращении дела в суд в порядке и сроки, установленные выше. При этом заявление о выдаче копии судебного акта находится на контроле у его исполнителя.

4.5. Копия судебного акта является повторной, если в судебном деле (ином материале) имеются сведения о получении копии судебного акта (расписка в получении, уведомление о вручении) лицом, участвующим в деле, в предусмотренном процессуальном порядке после рассмотрения дела, либо после совершения судом отдельного процессуального действия, а также лицом, чьи интересы непосредственно затрагиваются таким судебным актом, и от этих лиц вновь поступило заявление о выдаче копии судебного акта.

4.6. Повторная выдача копий судебных актов осуществляется по письменному мотивированному заявлению.

При рассмотрении обращения о повторной выдаче копий судебных актов следует установить необходимость лица в получении таких судебных актов, в том числе при желании участника судопроизводства в установленном порядке и сроки реализовать процессуальное право на обжалование судебных актов. При отсутствии в обращении указания на такую необходимость, равно и при установлении злоупотребления правом в действиях заявителя, в предоставлении копии судебного акта может быть отказано с разъяснением возможности воспользоваться процессуальным правом на снятие копий за свой счет. Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

В обращении о повторной выдаче копий судебных актов лица, чьи интересы непосредственно затрагиваются такими судебными актами, помимо вышеназванной информации должно быть сообщено о том, какие права нарушаются запрашиваемым судебным актом и в чем заключается такое нарушение.

4.7. Отказ в повторной выдаче копий судебных актов должен быть подписан судьей, рассматривающим дело (материал), а в случае отсутствия - заместителем председателя суда или председателем суда.

4.8. Сроки повторной выдачи копий судебных актов аналогичны срокам, указанным в пункте 4.3. настоящего Положения.

4.9. Порядок выдачи копий судебных актов, в том числе повторной выдачи, по делам, переданным в архив суда, осуществляется в вышеуказанном порядке.

5.      Порядок и сроки изготовления и выдачи копий

аудиозаписи судебного заседания.

5.1. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется судом по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства), за их счет, при наличии технической возможности в суде и при  предоставлении заявителями съемного носителя информации – флэш-карты, диск CD-R, DVD.

5.2. На письменном заявлении судья, в производстве которого находится (находилось) судебное дело, а при его отсутствии - председатель суда (его заместитель) делает соответствующую отметку о поручении консультанту (по информатизации) изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

5.3. Представленные заявителями в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью аудиопротокола судебного заседания представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован консультантом (по информатизации), при этом уведомив лицо, подавшее соответствующее заявление.

5.4. Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится консультантом (по информатизации) на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда, и не имеющем доступа в сеть Интернет.

5.5. Копия аудиозаписи судебного заседания должна быть изготовлена и выдана в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

5.6. После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдачи консультантом (по информатизации) делается отметка об изготовлении и выдачи, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к материалам дела, при этом делается соответствующая отметка в справочном листе.